Взыскание фактически понесенных расходов.

Добрый день!

прошу помочь разобраться в ситуации. я работаю менеджером в организации. веду крупный заказ на 3 000 000р. заключили договор, внесли предоплату. мы продавец (сами изготавливаем продукцию). но часть комплектующих нам доставляет заказчик, т. к. это выгоднее ему. так вот, суть в чем. у нас горят сроки, по которым мы успеваем, если заказчик предоставляет нам всю фурнитуру вовремя, но он не может её найти. видимо схватил заказ горячий и решил походу разобраться (он посредник). вот в этой ситуации поняли, что наш договор предусматривает всё (нашу ответственность - по упаковке, изготовлению, по срокам и т. п.), но только не ответственность заказчика. т. е. он может отказаться от заказа, мы вернем ему деньги. но... мы уже закупили материалы, которые нам по сути не нужны (заказ по макетам заказчика, т. е. просто так его не продать). как правильно (в случае чего) возместить все понесенные расходы? возможно ли это в принципе и в каком порядке?
прошу прощения, юридически я не подкована, описала всё в силу своего понимания.
p.ssss. договор составлял директор) и видимо не все пункты предусмотрел)